Knowing how to talk on the phone is an important skill to have nowadays. Everyone uses them! Learning key phrases that you can use while on the phone will help you make appointments, ask questions, or just have normal conversations with friends or family.

Below, you'll find important formal and informal phrases that will be helpful whenever you need to make a phone call. Take a look at the tables below and start mastering this important skill!

Formal English on the Phone

Politeness goes a long way - even on the phone! Below, you'll learn formal phrases that you can use when talking on the phone. Use them whenever you call a business, someone that you don't know very well, or try to make an appointment for something.
   
 
   
 
Könnte ich mit Herr Smith sprechen?
 
Could I speak with Mr. Smith?
 
Dürfte ich mit Dr. Andrews sprechen?
 
May I speak to Dr. Andrews?
 
Ich würde gerne mit Herrn Wolf sprechen.
 
I would like to speak to Mr. Wolf.
 
Darf ich fragen, wer am Apparat ist?
 
May I ask who's calling?
 
Wie ist Ihr Name?
 
Can I get your name?
 
Hier spricht Emily Hanson.
 
This is Emily Hanson.
 
Baker am Apparat.
 
Baker speaking.
 
Würden Sie bitte eine Minute am Apparat bleiben?
 
Would you mind holding for a minute?
 
Es tut mir leid, Herr Lindqvist ist momentan nicht zu sprechen.
 
I'm sorry, Mr. Lindqvist is not available right now.
 
Möchten Sie eine Nachricht hinterlassen?
 
Would you like to leave a message?
 
Darf ich eine Nachricht entgegennehmen?
 
May I take a message?
 
Könnten Sie später zurückrufen?
 
Could you call back later?
 
Könnten Sie das bitte wiederholen?
 
Could you repeat that, please?
 
Könnten Sie bitte etwas langsamer sprechen?
 
Could you speak a bit slower, please?
 
Vielen Dank für Ihren Anruf.
 
Thank you for your call.
 
 

Informal English on the Phone

Talking with friends and family on the phone is almost exactly like talking to them face-to-face. It's very relaxed and informal. The following phrases will be useful to you whenever you want to speak informally with someone on the phone.
   
 
   
 
Hier spricht Kevin.
 
This is Kevin.
 
Ist Ashley zu sprechen?
 
Is Ashley there?
 
Hat Rob gerade Zeit?
 
Is Rob free?
 
Wer spricht?
 
Who is this?
 
Hier ist Eric.
 
It's Eric.
 
Warte eine Sekunde.
 
Hang on a second.
 
Einen Augenblick.
 
Just a moment.
 
Tut mir leid, sie ist im Moment nicht hier.
 
Sorry, she's not here right now.
 
Wann wird Chris wieder da sein?
 
When will Chris be in again?
 
Kannst du ihr etwas ausrichten?
 
Could I leave a message?
 
Entschuldigung, ich glaube, ich habe mich verwählt.
 
Sorry, I think I dialed the wrong number.
 
Entschuldigung, das habe ich nicht verstanden.
 
Sorry, I didn't catch that.
 
Kannst du das nochmal sagen.
 
Can you say that again.
 
Ich rufe später zurück.
 
I'll call back a little later.
 
Ich kann dich nicht gut hören.
 
I can't hear you very well.
 
Tschüss!
 
Bye!
 
 

Answers to the Most Common Questions

What are the most essential German phrases I need to know when talking on the phone?
  • Könnte ich mit Herr Smith sprechen?
    Could I speak with Mr. Smith?
  • Würden Sie bitte eine Minute am Apparat bleiben?
    Would you mind holding for a minute?
  • Ist Ashley zu sprechen?
    Is Ashley there?
  • Hier ist Eric.
    It's Eric.
  • Könnten Sie später zurückrufen?
    Could you call back later?
  • Könnten Sie das bitte wiederholen?
    Could you repeat that, please?
  • Warte eine Sekunde.
    Hang on a second.
  • Kannst du ihr etwas ausrichten?
    Could I leave a message?
How do I formally answer the phone?
To very formally and directly answer the phone, use the sentence pattern NACHNAME + am Apparat..
  • Baker am Apparat. (Baker speaking.)
  • Robertson am Apparat. (Robertson speaking.)
  • Andrews am Apparat. (Andrews speaking.)
What is formal German like when talking on the phone?
Formal German used on the phone is characterized by the use of the formal pronoun Sie and phrases like Guten Tag, Danke vielmals, and Auf Wiederhören. Whenever you make a formal call, you should also stick to calling someone by their last name. You'll use formal German whenever calling businesses, doctors, your boss, and really anyone you want to be polite to.
What is informal German like when talking on the phone?
Informal German used on the phone is really no different to speaking German informally with someone face-to-face. Instead of the pronoun Sie you'll use the pronoun du, and you should refer to everyone by their first name or nickname.
What do I say at the beginning of a German telephone conversation?
Starting a telephone conversation is really no different to beginning a normal face-to-face conversation. You'll start by greeting the other person - usually with a simple Hallo.. Then the speakers identify themselves. You can use the following sentence pattern in any situation to do this:

Hier spricht + NAME.
  • Hier spricht Kevin. (This is Kevin. )
  • Hier spricht Sarah aus dem Yoga-Unterricht. (This is Sarah from yoga class. )
  • Hier spricht Matt von der Arbeit. (This is Matt from work. )


In informal situations you could also use:

Hier ist + NAME.
  • Hier ist Eric. (It's Eric.)
  • Hier ist Katie aus dem YOGA-Unterricht. (It's Katie from yoga class.)
  • Hier ist Jack von der Arbeit. (It's Jack from work.)
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How do I ask to speak with someone on the phone in German?
There are many ways to ask to speak with someone on the phone.
Here is the most common way:

Könnte ich mit + NAME + sprechen?
  • Könnte ich mit Herr Smith sprechen? (Could I speak with Mr. Smith?)
  • Könnte ich mit Frau Francene sprechen? (Could I speak with Mrs. Francene?)
  • Könnte ich mit Herr Richards sprechen? (Could I speak with Mr. Richards?)


This can be used in either informal or formal calls.

To formally ask to speak with someone, use:

Dürfte ich mit + NAME + sprechen?
  • Dürfte ich mit Dr. Andrews sprechen? (May I speak to Dr. Andrews?)
  • Dürfte ich mit Frau Rivers sprechen? (May I speak to Mrs. Rivers?)
  • Dürfte ich mit Daniel Christensen sprechen? (May I speak to Daniel Christensen?)


Ich würde gerne mit + NAME + sprechen.
  • Ich würde gerne mit Herrn Wolf sprechen. (I would like to speak to Mr. Wolf.)
  • Ich würde gerne mit Frau Morgensen sprechen. (I would like to speak to Mrs. Morgensen.)
  • Ich würde gerne mit Herrn Underhill sprechen. (I would like to speak to Mr. Underhill.)


Informal ways to ask to speak with someone are:

Ist + NAME + zu sprechen?
  • Ist Ashley zu sprechen? (Is Ashley there?)
  • Ist George zu sprechen? (Is George there?)
  • Ist Susie zu sprechen? (Is Susie there?)


Hat + NAME + gerade Zeit?
  • Hat Rob gerade Zeit? (Is Rob free?)
  • Hat Richard gerade Zeit? (Is Richard free?)
  • Hat Emma gerade Zeit? (Is Emma free?)
How do I end a German conversation on the telephone?
It's easy to end a telephone conversation. You simply end it like any other conversation by saying goodbye. Here are some ways to informally end a telephone conversation:

Tschüss.
Auf Wiederhören.
Bis bald.

You can end a formal conversation with any of the following:

Auf Wiederhören.
Danke, schönen Tag noch.
Danke für deinen Anruf. (use this only if someone called you).